業務の属人化をなくそう！その2

本日のバックオフィスコラムは「業務の属人化をなくそう！その2」です。

今日は属人化が起きる原因を深堀りしていきます、

バックオフィス業務が属人化する最大の原因、それは「マニュアル」です。

マニュアルがないのはもちろんのこと、あったとしてもそのマニュアルの精度や鮮度が低いことが原因なのです。

なぜならバックオフィスは少数精鋭、場合によっては一人部署ということも少なくありません。

そのため、マニュアルを作る時間が取れない環境だったりします。

また、業務によっては複雑すぎてマニュアル化が難しい、という場合もあります。

それらが原因となり属人化が起きてしまう、担当者がいないと分からない、という事態が起きてしまうのです。

それを解決する方法は、下記の三つ。

①業務を仕組化する

②仕組化された業務手順をマニュアルにする

③マニュアルを最新の状態に保つ

誰もが「見て分かる」ものを作成しておくことで、業務の属人化を防ぐことができます。

しかしマニュアルを作る、というのはとても難しく大変な作業です。

作り方のコツが分からないとただただ時間だけを消費することになってしまいますよね、

次回はその「マニュアル化のコツ」をお話したいと思います。