業務の属人化をなくそう！その3

本日のバックオフィスコラムは「業務の属人化をなくそう！その3」です。

マニュアルを作成する際のコツについてお話いたします、

マニュアルは「初見の人がそれを見て作業できるように作る」がとても大切です。

下記を意識して作成しましょう。

①作業の目的を明記する

②作業日、納期を明記する

③使用する資料を一覧にする

④資料名や作業名を統一する

➄手順は順を追って記載する

⑥スクリーンショットを入れる

⑦間違いが起こりやすい箇所は強調する

特に①の「作業の目的を明記する」はとても重要です。

料理のレシピで言えば「ジャガイモと人参と玉ねぎを切って鍋に油を入れて炒めて」と最初に書いてあると「何の料理なの？」となりますが、最初に目的として「美味しいカレーを作る」と記載があると分かりやすいですよね。

それと同じで作業目的をしっかりと明記することで、読み手にゴールイメージを掴んでもらうのです。

作業のタイトルとは別に「月末までに滞りなく経費精算をしてもらう」「〇日までに確実に勤怠を入力してもらう」など、その作業をする目的を最初に記載してみてください。

併せて②、③も明記しておくことで、「いつやるか」「いつまでにやるか」「どの資料を見てやるか」をマニュアルの冒頭部分に記載しておきましょう。

作業をする上で重要なことをマニュアルの冒頭に持ってくることで、マニュアル内で迷子になることがなくなるので作業が捗ります。

たったこれだけのことでマニュアルの精度がぐんと上がりますので、是非試してみてくださいね。