バックオフィス業務に必要なスキル「総務・庶務」

本日のバックオフィスコラムは、バックオフィス業務に必要なスキル「総務・庶務」です。

総務業務としては庶務であるオフィス清掃、備品管理、郵便対応、ファイリングなどから、オフィス全体に関わる業務として、オフィスの賃貸契約の管理、損害保険の管理、社用車の管理などが含まれることもあります。

企業によっては人事業務や経理業務が入ってくる場合もありますので、バックオフィス業務の中でも一番業務範囲が広いのが総務です。

また、上場企業の場合は株主総会の運営などがあり、これは総務の年間業務の中の最大のイベントといっても過言ではありません。

このように業務範囲が広く、何でもこなさなければならない総務に必要なスキルは、基本的なPCスキルはもちろんのこと、契約関連の知識の他に、ファシリティに関する知識も必要になってきます。

ファシリティは会社が保有する土地、建物、設備などを管理する業務のため、日常業務の設備管理などに加えて、オフィスのレイアウト変更、移転などの際にオフィス全体を会社目線で見ることが求められます。

もちろん少しずつ覚えていけばいいことですので、まずは庶務業務である日常業務から始めて徐々に業務範囲を広げていけることがベストではないでしょうか。

そのために大切なのは「気働き」と「フットワークの良さ」です。

「良く気が付く」「依頼に対しての動きが早い」「嫌な顔をしないで対応してくれる」といったヒューマンスキルの部分が重要視されるのです。

総務の醍醐味は何と言っても幅広い業務に関われることですので、業務に垣根を持たずにチャレンジしていける人が向いている職種と言えるでしょう。