バックオフィス業務に必要なスキル「一般事務」

本日のバックオフィスコラムは「バックオフィス業務に必要なスキル」です。

 

バックオフィスと呼ばれるものには様々な職種があります。

一般事務、営業アシスタント、総務、庶務、人事、経理、財務、法務、秘書、広報、マーケティング、経営企画などなど。

とにかくバックオフィス業務は幅が広い！

一人の社員が複数の業務を兼任することもザラにあったりします。

そのためか職種の境界線が分かりにくく、必要なスキルが分からずに転職活動で苦労してしまうことも少なくありません。

今回からその辺りを書いていきます。

 

まずは「一般事務」

専門分野の事務作業をするというよりも、定型業務の事務処理が主な業務です。

その幅広さはおそらくバックオフィス業務の中では一番ではないでしょうか。

電話対応に始まりメール対応、伝票処理、受発注、各種書類作成、来客対応、備品管理、オフィス清掃など、様々な業務に関わります。

営業のサポートや、人事業務や経理業務の補助をすることもあります。

 

そんな一般事務に必要なスキルは、何といってWordとExcelです。

Wordは文章作成、Excelは集計作業などでよく使います。

特にExcelは大量のデータをまとめることもありますので、たくさんの関数を使用する必要があります。

関数を調べて分からない場合は詳しい人に聞いてみる。

まさにこのオープンチャットで日々展開されている会話がそうですね。

 

他に重要視されるスキルとしては、コミュニケーション能力があります。

一般事務は電話対応や来客対応、他社員とのやり取りが多いため、やはりどんな時にも笑顔で気持ちよく対応することが求められます。

もちろん「NO」と言わなければならない場面もありますので、相手が不快にならないように上手く伝えることも必要です。

こんな風に業務に対しても人に対しても柔軟な人が向いているのが一般事務なのです。