確認や修正を依頼するときのコツ

今回は確認や修正を依頼するときのコツです。

バックオフィスは他部署に確認の依頼をすることが多くあります。

依頼したのになかなか対応してくれず、ちょっとイライラ・・・そんな経験はないでしょうか？

そんなときは依頼の仕方を変えてみましょう。

例えば下記の文章の場合、どちらが分かりやすいでしょうか？

①「11/29に経費申請をいただいた申請NO.123、科目が福利厚生になっていますが、交際費の間違いだと思いますので12/5までに再申請してください。」

②再申請依頼

　経費申請NO.123（11/29申請）

　誤）福利厚生

　正）交際費

　再申請期日：12/5

①は依頼された相手が文章を読み解く必要がありますが、②は一目で何をすればいいかが分かります。

このように相手がすぐ理解できるように記載すれば、依頼を受けた方も読み解く時間を短縮することができますので早く対応してもらえるようになります。

もちろん②の場合も「お疲れ様です」や「お忙しいところ申し訳ありませんが」などの枕詞をつけて、柔らかい印象にしてくださいね。

こんな風に相手の立場に立って簡潔に依頼事項を伝えると業務がスムーズに進むことも多いですので、是非心掛けてみてください。