業務効率化のためのデスクトップの整理整頓術②

先週デスクトップ整理で「フォルダを作成する」という話をしましたが、今回は作成したフォルダやファイルの最新版を一目で分かるようにするためのコツです。

 

フォルダやファイル（資料）を作成した場合は、タイトルの後に必ず作成した日付を入れましょう。

その時は「yyyymmdd」の形式で入れます。

例えば「●●社見積_20250127」という感じです。

つまりyyyyは年度、mmは月、ddは日です。

年度は二桁（2025年なら25）でもOKです。

これをしておけば同じようなフォルダやファイルがあった場合に、「どれが最新か」が一目で分かるようになります。

 

稀に「新」や「最新」「修正版」という単語を頭につけて古いものと区別をしている方がいますが、それだとどれが最新かがすぐには分かりにくいのであまりお勧めできません。

一目瞭然に分かるのはやはり年月日が一番です。

 

また第三者に資料を提出する際も、ファイル名に必ず年月日を入れることで相手も「いつもらったものか」が分かりますので、必ず入れるようにしましょう。

「ご請求書2025年1月分」と入っていれば、相手も確認の手間が省けますよね。

 

ちなみに請求書などの月一回発行のものは、修正が発生する場合を考慮して「2025年1月分_20250127」としておくと良いです。

こうしておけば、万が一再送になった場合には、末尾の日付を再送日にして送ることで旧のものと区別がつくからです。

 

フォルダやファイル（資料）の末尾に年月日を入れておくことは、自分のためだけではなく相手のためにもなりますので、今日から実践してみましょう！