上手な督促の方法

本日は「上手な督促の方法」です。

全ての仕事には納期がありますが、バックオフィス業務は特に「納期厳守！」というものが多いですよね。

そのために資料を提出してもらう、詳細を出してもらう、申請書類を確認するなど、しなければならないことがたくさんあります。

ところが提出して欲しいのになかなか出してくれない・・・という方がいて、督促するのも気が重いですよね。

そんな時は「納期近いんだから出してください！」と強めに言うのではなく、上手な言い回しをすることをお勧めします。

コツは納期の前日にお声がけをすること。

「早めのリマンインドで申し訳ありません。明日●●の提出日ですが、何かご不明点がありましたらご連絡ください。」

「お忙しいところ申し訳ございません。もし何かございましたらお声がけいただけますと幸いです。」

こんな風にやんわりと事前にお声がけをしておくのです。

あくまで気遣いを全面に出すことで、相手を嫌な気分にすることなく督促ができます。

気遣いはバックオフィスの最大の武器です。

もし督促が納期の当日になってしまった場合は「こちらのお声がけが遅くなって申し訳ございません」の一言を添えてみましょう。

あくまで「納期を守らないあなたが悪い」ではなく、こちらの不手際で申し訳ありません、のスタンスです。

人間は感情の生き物です。

だからこそ相手の心情に寄り添った丁寧な言い回しをするだけで、関係性が良くなります。

イライラを押し殺して丁寧な対応をするには努力が必要になりますが、グッと堪えて「納期を守る」という事実だけにフォーカスしていきましょう！