メールやチャットのグループ分けの勧め

本日はメールやチャットのグループ分けの勧めです。

皆さんも日々たくさんのメールやチャットをやり取りしていると思います。

コロナ渦のときにリモート勤務をする機会があり、それ以降、使用頻度が上がった方も多いでしょう。

仕事の効率化を上げるために度々「整理」の話をしていますが、メールやチャットも例外ではありません。

メールやチャットもあらかじめ自動でフォルダ分けするように設定しておくことで仕事の効率がアップします。

例えばメールであれば「社内」「営業先」「メルマガ」など、必要なカテゴリーごとにフォルダを作成し、来たメールが自動でフォルダに入るように設定しておきます。

大概のメーラーはこの自動振り分け設定ができるようになっており、ネットで使い方を調べればすぐに分かります。

チャットも同様です。

ビジネスで良く使われるSlackは「セクション」という機能がありますし、他のチャットツールでも同じようにグループ分けする機能が備わっているものが多いです。

ツールによってはグループごとに通知をオン、オフできるというものもありますので、その機能を使えば必要なチャットのみ通知を受け取ることが可能です。

このグループ分け機能を使えば、重要度が高いメールやメッセージが埋もれることが少なくなります。

「メルマガがいっぱいで大事なお客様からのメールを見落とした！」「メッセージの通知が多すぎて急ぎで見なければいけないものに気が付かなかった！」という事態を防げるのです。

デスクの上やPCのデスクトップ、サーバーのフォルダだけではなく、メールやチャットも整理しておく。

これだけでも業務効率が格段にアップしますので、是非実践してみてください。