カレンダーアプリを使った時間管理方法

本日は時間管理のお話です。

出社してすぐその日にやるべきことを確認すると思いますが、このとき皆さんは時間管理をしていますでしょうか？

納期がある業務が多いバックオフィスは時間管理がとても大切になってきます。

どうやって管理するのが良いかというと、それは「カレンダーアプリに作業時間を入れる」のがお勧めです。

このときのポイントは三つ。

まず「WEBカレンダーを使う」こと。

手書きの手帳の場合は、もし他の予定が入ったり仕事の優先順位が変わった際に書き換えるのが大変ですが、WEBカレンダーであればすぐに変更できるからです。

二つ目は「他の人には見えないカレンダーを使用する」こと。

カレンダーを社内共有して予定が見えるようにしている会社が多いと思いますが、他の人がカレンダーを見たときに作業時間が入っていると会議などの予定を組む際に「ここは入れて良いのか悪いのか」と確認の手間を発生させてしまいます。

そういったちょっとした手間を省いてあげるために、タスクの作業時間管理をするカレンダーは自分だけのものを使用しましょう。

もちろんどうしてもこの時間にやらないといけないので会議などは入れて欲しくない！という場合は、共有しているカレンダーに入れておくようにしましょう。

そして最後は「予定を置き去りにしない」こと。

作業時間が変わった、差し込み業務が多くて予定の時間にできなかった・・・そのようなときは必ず時間を変更するようにしましょう。

時間がズレたときに置き去りにしてしまって作業を忘れてしまった！ということのないようにしましょう。

時間管理は仕事をしていく上で非常に重要です。

一つの業務に必要な作業時間が読めるようになりますし、自分の一日の流れ、週単位、月単位での繁忙も見える化ができます。

時間がかかりすぎだな、と思う業務の洗い出しをして業務改善をすることもできます。

最初は上手くいかなくてもOKなので、少しずつ始めてみてはいかがでしょうか。