引継ぎを少しでも楽にするコツ

新人が入ってきた、異動してきた、で自分の業務の引継ぎが発生する方も多いのではないでしょうか。

引継ぎはする方も受ける方もなかなか大変です。

そんな引継ぎを少しでも楽にするコツをいくつか紹介します。

一番大切なのはマニュアルを作成することです。

必ず業務の目的、ゴールを明確に記載し、作業手順を順番に記載しましょう。

作業にかかる時間、納期も記載をしておくと親切です。

そして必要な情報や前回作業したものもマニュアルに入れておきます。

それらがWEB上のフォルダに格納されている場合は、フォルダ名と共にURLのリンクを記載しておきましょう。

引継ぎを受ける方はフォルダの名前や場所が分からないので、正確なフォルダ名とリンクを入れることで迷子になることを防いであげるのです。

紙のみの資料であれば保管場所やファイル名などを明記しておきます。

つまり前例を見れば分かるようにするのがコツです。

そして説明するときはまず全体像から説明をします。

細かい手順から説明するよりも、全体像、つまり業務の目的とゴールを最初に説明した方が相手の理解度が各段に良くなりますよ。

次に大事なのは進捗確認です。

事前に確認をするタイミングと箇所を決めておき、「ここまで出来たら声を掛けてね」と伝えて途中で状況を確認します。

このプロセスを１～2回挟むことでミスによるやり直しをグッと減らすことができます。

引継ぎはする方もされる方も思った以上にパワーがかかります。

少しでもスムーズに進むよう、上記を心がけてみてくださいね。