資料を変更する際のコツ

バックオフィスは年度の変わり目に影響を受ける業務が多いかと思います。

特に多いのが資料の変更です。

年度が変わり、新しい資料を作ったり他部署から受け取ったりが多く発生します。

社内のイントラネットやサーバーに新しいものがアップされることも頻繁にあります。

その際に気を付けたいのは、古いものと新しいものの区別がつくようにしておくことです。

フォルダに入れているのであれば年度ごとや月ごとに分けておく、ブックマークをしているのであれば古いものを削除して新しいものをブックマークし直す。

まずはこれを実践しましょう。

急いでいるとどうしても「とりあえずこのフォルダに入れておこう」「ひとまずブクマだけしておこう」となりがちですが、その「とりあえず」「ひとまず」をやめて、きちんと整理をしておくことが大切です。

これをしないと「とりあえずフォルダ」と「ひとまずブクマ」が量産されてしまい、必要なときに必要なものを探すのに時間がかかるためです。

業務において「ものを探す」というのは一番のタイムロスを引き起こします。

そして時間がない中で探していると間違いが起こりやすくなります。

間違いをしてしまうとやり直しの時間がかかります。

その時間はコストなのです。

そのコストを省くことができるのが整理整頓です。

デスクの上やPCのデスクトップだけではなく、フォルダやブックマークも整理する。

小さなことでも効率化には欠かせないことですので、整理してみてはいかがでしょうか。