上司や他部署へ提案をするときのコツ

本日は上司や他部署へ提案をするときのコツのお話です。

新しいツールを導入したい、作業内容を変えたい等、上司や関連部署に提案をしてみたものの、どうも上手く提案できない、一蹴されてしまって凹んでしまった・・・そんな経験は誰しもあるかと思います。

そんなときは提案の仕方が適切だったかどうかを見直してみましょう。

提案するときに大切なポイントは4つ。

①目的

②現状のデメリット

③導入（変更）のメリット

④コスト試算

上記を元に提案を組み立てます。

①目的はそのまま「なぜそれを導入（変更）したいのか」を簡潔に示します。

その上で②の現状のデメリットを説明し、③で導入（変更）のメリットを伝えます。

この①～③は感情論や苦労話ではなく、それを行うことで「業務がどう改善されるのか」を明確にすることが大切です。

そして一番大切なコストの試算もしっかりと出しておきます。

これはツールの料金だけではなく、作業者の作業時間もコストとして計算しておくことが大事です。

例えば「この作業を現状では2名で月30時間かけているが、ツールを導入することで月15時間に削減できる」「作業コストは月30時間で〇〇円だがツール導入により作業コストが〇〇円まで削減できる」など。

作業コストは月給者の場合はザックリでいいので時給に換算して算出しましょう。

上司や他部署の人をに提案する場合、このコストの話が一番分かりやすく納得感を得てもらいやすいので、数字を元に提案するのです。

また、自分でも数字を元に検証することで、本当にそのツール導入（または作業変更）が適切なのかを判断できるのでお勧めです。

もちろんそのためには普段の自分の業務量や作業時間を把握しておくことが必要ですので、常日頃から時間を意識して仕事をすることが大切です。

このようにしっかりと時間、コストを意識して提案すれば、すんなりと通ることも増えてきますので頑張ってみてくださいね。