デスクを整理して作業効率をあげる『デスク整理の習慣化』

本日は、デスクを整理して作業効率をあげる『デスク整理の習慣化』のお話です。

 

「書類の山を見るだけで憂鬱になってしまう」

「気がついたらデスクが散らかっていた」

という経験は、誰にでもあるのではないでしょうか。

バックオフィス業務は、多種多様な業務が同時進行しデスクに書類が積み上がります。

 

集中力や作業効率をあげるには「デスク整理の習慣化」が重要です。整理されたデスクでは、探し物の時間を削減できて書類の紛失も防げるうえに、視界がクリアになることで余計な情報を減らせます。結果として、気持ちに余裕が生まれ、精神的ストレスが軽減されるのです。

 

以下は今日からできるデスク整理3つの提案です。

 

1.【不要なものを処分する】

整理整頓の基本は、不要なものを処分することです。

使わない書類や不要なメモ、使わない文房具、なんとなく置いているファイル類。

デスクを見渡せば、ほぼ使用してないものが積み上がっていたり散乱しています。

作業効率を上げるために不要なものは処分しましょう。

 

しかし、デスク整理において「必要なものと不要なものの判断がつかない」というのは、多くの人がつまずくポイントです。

「これは必要か？」と迷ったときは、判断基準を持つことが大切です。以下3つの視点で考えます。

 

• 1ヶ月以内に使ったか
• 代用できるか
• デジタルでも保存できるか

 

それでもすぐに決められないものは「保留ボックス」に一時収納します。そして、保留ボックスを月末に見直す習慣をつけると無理なく進められます。

 

ただし、一定の保存年限が定められている書類を誤って処分しないように注意しましょう。

 

2.【書類や文房具の定位置を決める】

よく使うものは手の届きやすい近い引き出しに入れます。書類はタグ付けをして整理し、定位置を決めると探す時間が削減できます。

 

デスクの引き出しは、パンパンにものを詰め込まず余裕を持たせることがおすすめです。必要なものが増えたとき、すぐに整理ができるからです。

デスクの余裕が心の余裕につながります。

 

3.【終業前の3分間ルーティン】

終業前に毎日必ずデスクを整理します。ゴミを捨てる、使用した書類をもとに戻す。これだけでも翌日の作業スタートが楽になります。

 

1日の始まりと終わりのデスクが同じ状態を維持することが目標です。

 

「終業前の3分間ルーティン」この小さな積み重ねが仕事の質を高め気持ちを前向きにしてくれます。

 

片付けは「忙しい」を理由に後回しになりがちです。しかし今日から3分だけ、デスク整理にチャレンジしてください。