生成AIをバックオフィス業務に役立てる方法

本日は、生成AI活用のはじめの一歩として、バックオフィス業務にどう役立てられるかを解説します。

「生成AIってそもそも何？」という基本と注意点、今すぐ試せる活用法をご紹介します。

 

【生成AIって、そもそも何？】

生成AIとは「対話形式でお願いごとができる、とても賢いアシスタント」のような存在です。

 

普段使っているLINEのように、文章で話しかけると、文章を作ってくれたり、情報をまとめてくれたり、アイデアを出してくれたりします。

代表的なものに、ChatGPTやGemini、Copilotなどがあります。

 

これまでGoogleやYahoo!などの検索エンジンで調べていたことが、もっと具体的に、柔軟なリクエストが可能になった、とイメージすると分かりやすいです。

 

【生成AIを活用する上で必ず守るべき2つの注意点】

①機密情報・個人情報は絶対に入力しない

生成AIに入力した情報は、サービス提供者に送信され、AIの学習データとして利用される可能性があります。

会社の機密情報、個人情報、未公開の財務情報などは絶対に入力しないでください。

「A社（仮名）のB様への納期遅延のお詫びメール」のように、固有名詞は仮のものに置き換えて質問するのが鉄則です。

 

②AIの答えは必ず「事実確認」する

AIは、間違った情報を生成してしまうこと（ハルシネーション）があります。特に重要な数字や事実は、必ず元の資料や公式サイトで、正しい情報か確認してください。

 

上記2点を念頭に置いて、便利な活用例を見ていきましょう。

 

【今すぐ試せる！バックオフィス業務の生成AI活用例3選】

①面倒なメール作成を丸投げ

取引先への納期調整、社内の日程調整依頼など、文章を考えるのが少し面倒な時に「納期遅延を丁寧にお詫びするメール文案を作って」とお願いするだけ。すぐに伝わりやすい文案を作成してくれます。

 

②長文の要約・文章のチェック

長い会議の議事録や資料。「まずは要点だけ知りたい…」という時に、「この文章を3点で要約して」と頼めば、ポイントをまとめてくれます。自分が作成した文章に誤字脱字がないかチェックしてもらうのにも便利です。

 

③アイデア出しの壁打ち相手に

業務効率を上げるためのアイデアが欲しい、といった時も、AIは頼れるパートナーです。「業務改善のアイデアを5つ提案して」と話しかければ、自分では思いつかなかった視点のヒントをくれます。

 

生成AIは、注意点を守って賢く付き合うことで、単純作業の時間を短縮してくれます。より創造的な仕事に時間を使えるようにサポートしてくれる頼れるパートナーです。

 

まずは、スマホのアプリやPCのブラウザから、検索するように気軽に話しかけてみてください。今日からぜひ、生成AIとの対話を始めてみましょう。