Excelでよくある悩みをスプレッドシートで解決する方法

今回は、スプレッドシートの魅力についてお伝えします。

「ファイル名に『最新』『最終版』って書いてるけど結局どれが最新なの…」

「他の人が編集中でファイルが開けない…」

そんなExcelのあるあるを、スプレッドシートが解決します。

 

スプレッドシートは、いわばGoogle版のExcelです。

Googleアカウントがあれば、誰でも無料で利用できます。

まずはExcelとの基本的な違いと、最大の特徴である「共同編集」機能をご紹介します。

（Microsoft 365のExcelでも同様の機能が使えますが、スプレッドシートはその先駆けです。）

 

【ファイルはパソコンではなく、クラウドに保存される】

スプレッドシートの画面や基本的な関数はExcelとほとんど同じです。

最大の違いは、スプレッドシートが「クラウド」を前提に作られている点です。

3つの大きなメリットが生まれます。

 

①安心の自動保存

変更はすべてリアルタイムで保存されるため、「上書き保存」ボタンがありません。

保存忘れによるデータ消失の心配は不要です。

 

②最新ファイルが常に一つ

ファイルはURLで管理されるため、常に一つしか存在しません。

メールに添付する必要はなく、「どれが最新版？」という悩みから解放されます。

 

③どこからでもアクセスできる

インターネット環境さえあれば、PC、スマホ、タブレットなど、どの端末からでも同じファイルにアクセス・編集が可能です。

※共有もURLで手軽にできる一方、情報漏洩を防ぐため、閲覧権限や編集権限など共有範囲の設定には注意が必要です。

 

【スプレッドシート最大の魅力「共同編集」】

クラウドの特性を最大限に活かした、スプレッドシートの代名詞ともいえる「共同編集」機能です。

 

①リアルタイムな「共同編集」

一つのファイルを、複数人が同時に開いてリアルタイムで編集できます。

誰がどのセルを編集しているかが色付きのカーソルで表示されるため、まるで同じテーブルで一緒に作業しているかのように仕事が進みます。

 

②会話もできる「コメント機能」

セルに直接、質問やメモを残せる機能です。

コメント内で「@＋相手の名前」と入力してメンションすれば、相手にメールで通知が届きます。

データに関する会話がファイル内で完結するため、後から経緯を追いやすくなります。

 

③間違えても安心「変更履歴」

「誰が」「いつ」「どこを」変更したかがすべて自動で記録されます。

万が一、誰かが間違って重要な部分を消してしまっても、いつでも好きな時点の状態にファイルを復元できるので安心です。

 

【まずは小さなチーム作業から】

Excelが個人の高度なデータ分析を得意とするなら、スプレッドシートはチームでのリアルタイムな情報共有や共同作業に絶大な強みを発揮します。

 

まずは、部署内のタスク管理表やイベントの出欠確認など、小さな共同作業から試してみてください。