Excelにはないスプレッドシートだけの関数「QUERY（クエリ）関数」

今回は、Excelにはないスプレッドシートだけの関数「QUERY（クエリ）関数」をご紹介します。

 

大量のデータの中から、特定の条件に合う情報だけを瞬時に取り出したい…。

例えば、毎月の売上データから「東京支店」の成績を抜き出す…このような作業、経験したことは無いでしょうか。

 

そんな時、ExcelではVLOOKUPやIFなど複数の関数を組み合わせる場面でも、スプレッドシートのQUERY関数なら、たった一つで完結させることができます。

 

【QUERY関数とは？ データにお願いすること】

データベース言語であるSQLを元にしているため、最初は少し難しく感じます。

しかし、一度基本的な使い方を覚えれば、スプレッドシートでのデータ活用の幅が劇的に広がります。

これまで手作業や複雑な数式で行っていた分析・レポート作成業務を大幅に効率化可能です。

 

基本は、2つだけです。

=QUERY(①どこから, "②どんなものを")

 

①どこから：データが入力されている範囲全体を指定します。（例：A1:Z9999）

②どんなものを：命令文を" "（ダブルクォーテーション）で囲んで伝えます。

 

【命令文の作り方】

上手にお願いするための、2つの基本的な「命令文」を覚えましょう。

列を選ぶSELECT、条件を絞るWHERE。この2つを組み合わせるだけで、欲しい情報を自由自在に抜き出せます。

 

1. SELECT （セレクト）

「どの列の情報を持ってきてほしいか」を伝える言葉です。

 

・SELECT * ⇒ 「すべての列を、ぜんぶ持ってきて！」

・SELECT A, C ⇒ 「A列とC列だけ、持ってきて！」

 

2. WHERE （ウェア）

「どんな条件に合うものを探すか」を伝える言葉です。

 

・WHERE C = '東京' ⇒「C列の文字が'東京'のものだけ探してね」

・WHERE E > 10000 ⇒ 「E列の数字が10000より大きいものだけ探してね」

※文字を指定するときは、' '（シングルクォーテーション）で囲むのがルールです。

 

以下のような売上データ（範囲：A1:E）があるとします。

 

A列:日付　B列:担当者　C列:支店　D列:商品　E列:売上

8/1　　田中　　東京　　商品A　　10,000

8/1　　鈴木　　大阪　　商品B　　15,000

8/2　　佐藤　　東京　　商品C　　20,000

 

◎例1「東京支店」のデータを、ぜんぶ見たい！

この場合、「データ全体から、ぜんぶの列を、ただしC列が『東京』のもの」とお願いするので、以下のようになります。

 

=QUERY(A1:E, "SELECT * WHERE C = '東京'")

 

これだけで、東京支店のデータだけが別の場所に自動で一覧表示されます。

 

◎例2「東京支店」の「担当者」と「売上」だけ見たい！

今度は「データ全体から、B列とE列だけを、ただしC列が'東京'のもの」とお願いします。

 

=QUERY(A1:E, "SELECT B, E WHERE C = '東京'")

 

このように、見たい列だけを自由に選んで表示させることも簡単です。

 

【まずは簡単な条件を1つ】

QUERY関数は、もっと複雑なお願いもできますが、まずは「条件を1つだけ指定して、データを探してきてもらう」使い方から慣れてみてください。これだけでも、データを探す手間が劇的に減ることを実感できるはずです。

まずは社内データの抽出で試してみてください。実務に活用し、業務を効率化していきましょう。