「やらないことを決める」という考え方

今回は「やらないことを決める」という考え方についてお話したいと思います。

 

バックオフィスの業務は他部署からの依頼も多く、やらなければならないことが山積みになることがあります。

 

限られた時間で効率よく、そして質の高い仕事をするためには、「やらないことを決める」という考え方は有効です。質の高い仕事ができれば、信頼にもつながるからです。

 

この考え方は優先順位を決めることに似ていますが、「何をしないか」を明確にすることで、自分のするべき行動がよりクリアになります。

 

「やらないこと」を決めるには、2つの視点があります。

一つは、自分自身の毎日の作業の中でやらないことを見極めること。もう一つは、チームや業務全体で不要な業務を見直すことです。

 

今回は、まず身近な自分自身の作業を例に考えてみたいと思います。

 

ToDoリストが「やること」で山のようになってしまい、結局何から手をつけたらよいか分からなくなる…そんな経験はありませんか。

 

そのようなときには、少し肩の力を抜いて、「今日やらなくていいこと」に目を向けてみてください。

 

例えば、

・今日しなくても間に合う資料作成は、明日以降に回す

・シンプルでもよい資料は装飾をせず必要最低限の情報でまとめる

・メールチェックの回数を減らし、その時間を他の作業に充てる

 

このような小さな「やらないこと」を決めるだけでも、仕事がスムーズになり、今やるべきことに集中できます。不必要な業務が浮き彫りになるかもしれません。

 

やらないことを決めることは決して手を抜くことではありません。一つ一つの業務の質をあげるための取捨選択であり、重要度の高い仕事にリソースを使うためです。

 

私自身もいろいろな作業が分散し、やることが山積みになってしまうときがあります。

そのときは、Aの作業は気になるけれど、まだ締切日までに時間があるから今日は手をつけない、と割りきるようにしています。

 

その分、急ぎのBの作業に集中でき、時間的にも気持ち的にも余裕が生まれ、結果としてより質の高い作業を行うことが可能です。

 

自分の時間と仕事の質のバランスを整え、ぜひ一度「やらないことリスト」を作ってみてください。

 

自分自身の作業効率が上がり、さらに質の高い作業が行えるようになると、それは業務全体の改善につながっていきます。

 

やらないことを決める、という考え方は私生活にも応用できますので、奥が深いおもしろい考え方だと思いませんか。