初心者でもできる！Google Apps ScriptをAIに書いてもらって業務を効率化

今回は、プログラミングで定型業務を自動化する「Google Apps Script」略して「GAS（ガス）」を紹介します。

「プログラミングなんて無理…」と思った方も、安心してください。この記事を読めば「GASとは何か」を理解し「AIに簡単につくってもらう方法」をマスターできます。

 

【GASとは】

GASはスプレッドシートやGmail、カレンダーなどのGoogleサービス全体を自動で操作できる強力なツールです。

 

「シート1の特定セルが更新されたら、その内容をBさんにGmailで通知し、Cさんのカレンダーに予定を入れる」といった、サービスをまたいだ一連の複雑な操作を自動化できます。

 

【GASでできること】

下記の業務がGASを使った自動化に向いている一例です。

 

①何度も「繰り返す」作業

毎日、毎週、毎月など、定期的に発生する作業は自動化に最適です。

（例：週次の売上データを集計してレポートを作成する）

 

②データを「転記する」作業

ある場所から別の場所へ、情報を手作業でコピー＆ペーストしている作業。

（例：問い合わせフォームのスプレッドシートから、顧客管理シートへ情報を転記する）

 

③「変化を誰かに知らせる」作業

特定のデータが更新されたら、関係者に通知する必要がある作業。

（例：共有タスクリストの進捗が「完了」になったら、メールで上司に報告する）

 

上記の作業は、あらかじめルールを整えておけば、GASに任せることができます。

 

【AIでプログラミングコードを書く】

AIにGASのプログラミングコードを書いてもらうには、「目的」「条件」「処理の手順」を順番に整理して伝えるのがコツです。

◎効率化のゴール

チームのタスク管理シートで、E列のステータスが「完了」になったら、上司にメールで通知する。

 

◎プロンプト例

Googleスプレッドシートの特定セルが更新されたら、自動でメールを送るGASのコードを作成してください。

 

# トリガー（実行のきっかけ）

スプレッドシートのいずれかのセルが編集された時

 

# 具体的な処理手順

1.編集されたシートが「タスク管理」シートであるか確認する。

2.編集された列がE列（ステータス列）であるか確認する。

3.編集後のセルの値が「完了」という文字列であるか確認する。

4.上記1〜3の条件をすべて満たす場合のみ、以下の内容でメールを送信する。

宛先：〇〇@gmail.com

件名：タスク完了のお知らせ

本文：B列（タスク名）の内容を引用し「（タスク名）が完了しました。」という一文を作成する。

 

上記のように、AIに具体的かつ順番に説明すれば、GASで実行できるプログラミングコードを作成してくれます。

まずは、ご紹介した事例をスプレッドシートで試してみてください。自動で処理される体験をすると、GASの便利さを実感できるはずです。