検索の時間をゼロに！“自分専用FAQ”で仕事を効率化する方法

日常業務で、何度も同じ内容を検索することはありませんか？
その作業は、時間を無駄にしているかもしれません。

今回は「自分のためのFAQ作り」についてお話したいと思います。

 

一度調べたことを忘れるのは自然なこと。でも、毎回調べなおしていたら、時間がいくらあっても足りません。

 

そこでおすすめの方法が「自分専用のFAQ（自分用のメモ）」を作ることです。

Webサイトには、よくある質問をまとめた便利なページがあります。これと同じように、自分のために「よくつまずくポイント」や「よく使う手順」をまとめておきます。

 

たとえば、Excelのショートカットキー。すべてを一気に覚えるのは大変です。しかし今の自分に必要なもの、便利と感じたけれど覚えきれないものだけをピックアップしておけば、それだけでも業務のスピードは確実に上がります。

 

他にもよく使う文章をユーザー辞書に登録したり、社内システムの使用手順をスクリーンショットでまとめておいたりするなど、毎回Web検索するより自分用にまとめた一覧を開くだけの方が効率は良くなります。

 

自分にとって今本当に必要なものから、確実に身につけていく。一つ一つは小さなことでも、積み重なると大きな成果につながります。

 

上司や先輩からもらったフィードバックをまとめることも業務の効率化には有効です。同じミスを繰り返さないためのチェックリストとして機能しますし、自分の弱点や課題を見える化することにもつながります。

 

メールでのやり取りの中にもスキルアップのコツや参考になる情報が溢れています。単に読み流すのではなく、自分にとって有益な要素をつかみ、積極的に取り入れる姿勢が大切です。

 

いつもアンテナを張っておくことで、「自分専用のFAQ」は価値あるものに育っていきます。

 

こうしたメモは、Googleドキュメントやスプレッドシート、メモ帳アプリなど、扱いやすいツールで良いです。リンクを貼っておいたり、キャプチャを入れたりと、自分にとって見やすくしておくことがポイント。

 

自分専用FAQのメリット

・業務の時短になる

・自分の弱点が見える

・他の人への共有にもつながる

 

忙しいからこそ、何度もつまずかない仕組み作りが大切です。完璧なマニュアルを作る必要はありません。思いついたときに一行だけ書き足すだけでも十分です。

 

小さな積み重ねがやがて大きな業務の効率化に結びつくはずです。一つ一つ確実に自分の知識を増やしレベルを上げていきましょう。