【GAS応用編】Googleカレンダーの予定をスプレッドシートに自動で書き出す方法

今回は、GASの応用編です。

Googleカレンダーの予定データをスプレッドシートに自動で書き出し、業務の「見える化」と分析に繋げる方法をご紹介します。

 

「今月、どの業務にどれくらい時間を使ったんだろう？」

「プロジェクトごとの会議時間を集計して、工数レポートを作成したい」

 

そんな時、カレンダーの予定を一つずつ見ながら手作業で集計していませんか？

その面倒な作業を、GASとAIに任せてしまいましょう。

Googleカレンダー標準の「時間の分析情報」機能よりも一歩進んだ、より詳細な分析方法を解説します。

 

【カレンダーのデータを書き出すと何が便利なのか】

Googleカレンダーは予定を管理するには最適ですが、過去の活動を分析・集計するには少し物足りないです。

予定データをスプレッドシートに書き出すことで、以下のような活用が可能になります。

・業務時間の分析

QUERY関数やピボットテーブルを使い、特定のキーワード（例：「〇〇社」「会議」）を含む予定の合計時間を算出する。

・レポート作成

顧客への請求書作成時間や、社内での工数報告の元データとして活用する。

・活動ログのバックアップ

重要な予定をテキストデータとして保管しておく。

 

【AIに「カレンダー書き出し」のプログラムを書いてもらう】

◎プロンプト例

# 目的

指定した期間のGoogleカレンダーの予定を取得し、スプレッドシートに書き出すGASを作成してください。

 

# トリガー

スプレッドシートに表示されるカスタムメニューから手動で実行したいです。

 

# 具体的な処理手順

1.「yyyy/mm/dd」形式で、取得したい期間の「開始日」と「終了日」を入力するダイアログを表示する。

2.自分のメインカレンダーから、入力された期間内のすべての予定を取得する。

3.新しいシートを作成し、その名前を「カレンダーログ_yyyymmdd」のように実行日の日付にする。

4.1行目には「件名」「開始日時」「終了日時」「予定の時間（分）」という見出しを作成する。

5.取得した予定の情報を、2行目以降に1行ずつ書き出す。

   - 「予定の時間」は、終了日時と開始日時の差分を「分」で計算して表示する。

6.全ての処理が終わったら「〇件の予定を書き出しました。」とメッセージを表示する。

 

【GASを実行する】

1.Apps Scriptエディタにコードを貼り付け、ツールバーの保存ボタンをクリックする。

2.スプレッドシートに戻り、ページを再読み込みする。

3.メニューバーに「カレンダーログ」という新しいカスタムメニューが表示される。

4.「カレンダーログ」メニューから「予定を書き出す」を選択する。

5.初回実行時には、スクリプトがGoogleカレンダーとスプレッドシートにアクセスするための承認を求められるので、「承認手続きを進める」をクリックし、画面の指示に従ってアクセスを許可する。

 

上記の手順で、指定した期間の予定が新しいシートに自動で出力され、集計や分析が格段にしやすくなります。

さらに分析の精度を上げるには、予定の名前に「【会議】〇〇社」「【作業】資料作成」のようなルール（命名規則）を決めておくと、後の集計作業がよりスムーズです。

もちろん、特別なルールがなくても、手作業でカレンダーを一つひとつ確認するよりは断然効率的です。

 

ぜひ、この方法で面倒な集計作業を自動化してみてください。