バックオフィス必見！数字を提案につなげる考え方入門

今回は「数字に対する考え方」についてお話しします。

「数字に強くなる」とは、ただ単に「計算が速くなること」ではありません。

 

バックオフィス業務における「数字に強い」とは、計算が速いことでも、難しい関数を知っていることでもありません。

「目の前の数字を、会社の次の行動に繋げる力」のことです。

 

ただの集計で終わらせず、行動に変える3ステップを解説します。

 

【「数字に強い」＝「良い問いを立てる力」】

データ分析の目的は、綺麗なグラフを作ることではありません。

「会社や部署が抱える課題」を見つけ出し、課題を解決するための「具体的な提案」をすることです。

 

分析のために必要な考え方は、たった3つのステップです。

 

ステップ1：「結果」を集計する (現状把握)

まず、現状を正しく把握します。

Excelやスプレッドシートを使って、データを分類・合計する作業です。

 

・例：今月の備品コストは60万円だった。

 

ステップ2：「なぜ？」を問いかける (課題発見)

集計した数字を見て「ふーん、そうか」で終わらせず

「なぜ、この数字になったのだろう？」と問いかけるクセをつけます。

これが最も重要なステップです。

 

・例：先月は50万円だったのに、今月はなぜ60万円？

　　　トナー代が20万円も増えている。

　　　なぜトナー代が急増したのか？

 

ステップ3：「改善」を提案する (行動への転換)

「なぜ？」の原因が特定できたら、それに基づいた具体的な行動（改善策）を導き出します。

 

・例：原因は、各部署がバラバラに高額な純正トナーを購入していたことだと判明。

・提案：「トナー購入は総務に一元化し、互換トナーの導入を業者と交渉しましょう。月1万円の削減が見込めます。」

 

【数字で語れば、提案は通りやすくなる】

数字+具体策+改善見込みが揃うと、提案は説得力を持ちます。

単なる「経費を減らしましょう」という抽象的な意見ではなく

「トナー購入の仕組みを変えることで、年間12万円のコスト削減が可能です。」

という具体的な解決策になるからです。

 

上司や他部署を説得するには、感情論ではなく数字による裏付けが不可欠です。

上記の「集計→なぜ？→提案」の3ステップの思考こそが「数字に強い」ビジネスパーソンに変える考え方となります。

 

まずは、身近なデータ（備品コスト、問い合わせ件数、残業時間など）を見て

「なぜ？」と問いかけることから始めてみましょう。

身近なところに改善のヒントは隠されています。