Excelピボットテーブルの基本｜初心者向け解説

今回は、ピボットテーブルの基本的な使い方を解説します。

 

「データ分析って、難しい関数をたくさん覚えないとダメなんでしょ？」

「ピボットテーブルって聞いたことあるけど、よくわからない。」

Excelやスプレッドシートには、関数を使わずにマウス操作だけで、膨大なデータを瞬時に集計・分析できる「ピボットテーブル」という便利な機能が備わっています。

 

【ピボットテーブルでデータを自動集計】

元となる「きれいなデータリスト」さえあれば、そこから知りたい切り口

（例：「支店ごとの売上合計は？」「担当者別の売上順位は？」）に合わせて、データ集計表を作成してくれます。

SUMIFやCOUNTIFなどの関数を一切使う必要がないのが最大の特徴です。

 

【分析できる「きれいなデータ」を用意する】

ピボットテーブルを正しく機能させるには「きれいなデータリスト」が必須です。

以下の条件を必ず守ってください。

 

・セルの結合はしない

・1行で1つの取引を完結させる（途中に空白行や小計行を入れない）

・1行目は必ず項目名（ヘッダー）にする

 

【ピボットテーブルの作り方】

①データ範囲を選択して挿入

集計したい「きれいなデータリスト」の内側のどこか1セルをクリックします。

（表全体を選択してもOKです）

 

・メニューバーから挿入>ピボットテーブルを選択します。

・「新しいシート」が選択されていることを確認し、OKをクリックします。

 

②ピボットテーブルの「編集画面」を理解する

新しいシートが作成され、右側に作業ウィンドウが表示されます。

ここが全ての操作を行う編集画面です。

 

元データの項目名（ヘッダー）の一覧から、項目をドラッグ＆ドロップして集計表を組み立てます。

編集画面の「行、列、値、フィルタ」4つの役割さえ理解すれば、ピボットテーブルは使えます。

 

・行

表の「縦軸」です。「何を」集計したいか。

（例：「支店名」を行にドラッグすると、支店名が縦に並びます）

 

・列

表の「横軸」になります。集計を「さらにどう分けたい」か。

（例：「商品カテゴリ」を列にドラッグすると、支店ごとの商品カテゴリ別売上が一覧できます）

 

・値

「集計したい数値」を入れます。「何を計算」したいか。

（例：「売上金額」を値にドラッグすると、自動で「合計」が計算されます）

 

・フィルタ

表全体を「絞り込み」たい時に使います。

（例：「日付」をフィルタにドラッグすると、「10月分だけ」といった絞り込みができます）

 

【難しく考えずに作成してみる】

ピボットテーブルは、一度で完璧な表を作ろうとせず、「行」や「列」にいろいろな項目を入れてみて、データの見え方がどう変わるか「遊んでみる」のが上達の一番の近道です。

 

関数を使った集計に何時間もかけていた作業が、ピボットテーブルなら数分で終わるかもしれません。

ぜひ、試してみてください。