仕事が早く進む「結論から話す」伝え方

今回は「結論から話す」という視点で考えたいと思います。

仕事をしていると、報告や相談、連絡などを伝える場面は毎日のようにあります。このコミュニケーションの場で意識したいのが「結論から話す」ことです。結論から話すことは話し方のテクニックだけではなく、相手の時間を尊重することにもつながります。

話を始めたものの、「結局何が言いたかったのか」と、相手に疑問を残す話し方は相手の時間を奪うだけになってしまいます。限られた時間の中で仕事をしている以上、貴重な時間を無駄にしないためには、伝えたいことを明確にし、相手を迷わせない伝え方をすることが大切です。

例えば「資料作成は今日中に完成しますか」と聞かれたとき

「忙しくて資料作成が思うように進まず、半分ほどはできているのですが、だいぶ良い感じにはなっています」というような、曖昧な回答をしたらどうでしょうか。結局いつ完成するのか分かりません。

「今日中の完成は難しいのですが、明日の午前中には完成します。もう少しお待ちいただきたいです」このように、ゴールを明確に示すことで相手は次に取るべき行動が定まります。

結論から話ができないときは、心の背景に「もしかしたら怒られるかもしれない」「期限に間に合わないかも」という不安な感情が潜んでいることも多いです。しかし、大切なことは自分の感情を優先することではなく、相手を思う気持ちです。相手の立場に立って考えると、言葉の選び方や伝え方が変わってきます。

相手に相談を持ちかけたときも同じです。ただ聞いて欲しいだけなのか、アドバイスを欲しいのか、決断をして欲しいのか。相手にして欲しいことを伝えなければ、相手は「この人は私に何を求めているのだろう」と不要な思考と時間を使ってしまいます。

長文のメールを受け取ったときのことを考えてみてください。忙しい合間にチェックしようとしたとき、まずメールの内容の結論が書いてあれば、自分の行動が変わってくるはずです。今すぐ読み進めるべき優先度の高い内容なのか、急ぎではない重要度の低い内容なのか。

冒頭で結論がわからず、最後まで読んでも要点が見えないメールは、内容よりも時間を奪われた、という印象だけが残ってしまうこともあります。

仕事は一人で完結するものではなく、人とのつながりで成り立っています。多くの方と関わるからこそ、一人ひとりの時間を大切にすることは、信頼関係を築くうえでも欠かせません。相手の時間を奪うだけの会話ではなく、相手を想い、相手の気持ちになって会話をすることが、結果的に自分自身の業務効率も改善させます。

慣れないうちは難しく感じるかもしれませんが、話し始める前に「結論から言うと」と心の中で唱えてみてください。それだけでも、自分の伝えたいことが整理されるはずです。「結論から話す」ことは、自分自身のためでもあり相手の時間を尊重するための優しい習慣です。