伝わりやすい文章の書き方｜一文40〜60文字で仕事の質を上げる文章術

今回は、「伝わりやすい文章」という視点で考えてみたいと思います。

 

業務連絡や報告書、メールなど仕事の場では多くの文章に触れます。「伝えたつもりが伝わっていなかった」「同じ内容を説明し直すことになった」そんな経験はありませんか。相手の理解スピードを早めるためにも、読みやすく分かりやすい文章を書くことは大切です。

 

文章を書くことは相手に何かを伝え、相手を動かすということ。内容は同じでも、瞬時に理解できる文章と、読んでも頭に入ってこない文章にはどのような違いがあるのでしょうか。

 

文章力と聞くと特別なスキルのように感じますが、書き方のコツを知っているだけで伝わりやすい文章へと変えることができます。「伝わりやすい文章」の基本は「読みやすさ」です。その中でも特に重要なのが、一文の長さ。さまざまなコツがありますが、今回は文字数に着目して紹介します。

 

【一文は40～60文字にする】

一文の長さは40～60文字程度が読みやすいと言われています。必ずしも、この文字数に当てはめる必要はありませんが、意識するだけで相手に伝わりやすい文章になります。避けたいのは、一文があまりにも長すぎる文章です。

 

文章を区切ることで、情報が整理され読み手の理解スピードが向上します。簡潔に書かれた文章はテンポよく読み進めることができる、という経験はしたことがあるのではないでしょうか。

 

<分かりにくい文章例>

明日の会議についての件で、昨日話していた〇〇の資料▼▼の箇所を今日中に確認したいのですが、私は17時まで外出しているため、お問い合わせ窓口の時間に間に合わないので、〇〇の資料▼▼の箇所ついて確認をしてほしいです。

 

<修正例>

明日の会議の件でお願いがあります。〇〇の資料▼▼の箇所について、今日中にお問い合わせ窓口に確認をしてほしいです。私が17時まで外出しているため、時間に間に合わないからです。

 

文章がスッキリした印象になり、内容が理解しやすくなります。

 

【一文一義を意識する】

一文一義とは、一つの文に一つの情報だけを書く考え方です。文章が長くなると、一つの文章の中に情報が詰め込まれ、結局何が言いたいのか、何をすれば良いのか分かりにくくなります。

 

<一文一義ではない例>

明日は15時から交流会があるので、今日中に資料の用意をして、明日の交流場所と行き方を確認しておいてください。

 

<修正例>

明日は15時から交流会があります。今日中に資料の用意をしてください。交流場所と行き方の確認もお願いします。

 

情報を分けるだけで、読み手は必要事項を整理できます。

 

限られた時間の中で膨大なメールや資料を読む毎日。相手のことを思った伝わりやすい文章を書くことは、仕事をスムーズに進めるうえで大切な要素です。

 

相手の時間、自分の時間を大切にして業務の効率につながるように、文章の書き方を少しだけ意識してみてください。今日からできることとして、まずは一文を書いたら文字数を数えてみる。一文が長すぎると感じたら、思い切って句点を入れて区切ってみましょう。