事前準備の重要性｜仕事の効率と質を高める「斧を研ぐ」仕事術

今回は「事前準備」をテーマに考えてみたいと思います。

 

・新しい仕事に着手したのにスムーズに進まない

・やり直しが多い

・同僚よりも早く始めたのに時間がかかってしまう

 

このように感じたことはありませんか。新しい仕事にすぐ取り掛かる姿勢は大切ですが、準備が整わないまま始めると、かえって効率が悪くなります。クオリティの高い仕事を効率よく完成させるためには、事前準備が大切です。

 

事前準備の重要性を伝える有名な話に「木こりのジレンマ」があります。聞いたことはあるでしょうか。

 

木こりは斧で一生懸命木を切っていますが、斧が研げていないため木がなかなか倒れません。通行人が「斧を研いだ方が良いのではないか」と木こりにアドバイスをします。

しかし、木こりは「木を切るのに忙しくて、斧を研ぐ暇なんてない」と返答し、アドバイスを受け入れない、というお話です。

 

木こりは「斧を研ぐ」というひと手間が、その後の作業を効率化させることを見落としています。勇気を持って少し立ち止まり、現状を把握する。そして改善することが、長い目で見て合理的な行動になります。

 

この考え方は、業務の改善にも役立つ考え方です。バックオフィス全体の業務改善にも当てはまりますし、一人ひとりの日々の仕事にも通ずるものがあります。

 

日々の業務に追われるあまり、根本的な改善が後回しになってしまう。

「忙しいから仕方ない」と現状維持のまま進んでしまう。

こうした状況は誰にでも起こり得ます。

 

改善したほうが良いとわかっていても、行動に移せなければ何も変わりません。一度に全てを整えようとすると、気持ちが折れてしまうこともあるため、無理のない範囲で小さく積みあげていくことがポイントです。

 

例えば

・デスクトップを整理する

・よく使う言葉をユーザー辞書に登録する

・簡易的でもマニュアルを作ってみる

・新たなスキルを身につける(学習する時間を確保する)

 

このような小さな準備から始めてみてください。積み重ねることで、気がつけば大きな変化につながります。

 

新しい仕事に取り掛かる前には、しっかりと調べ準備を整えてから取り掛かる。このひと手間が、仕事をスムーズに進める一歩です。無駄に思える準備の時間ですが、長期的に見れば、ミスを減らしやり直しを防ぎ、仕事全体の効率を引き上げる大切な時間になります。

 

自分の斧を見つめ直す。

日々の仕事の中で立ち止まることは勇気が必要です。斧を研いでいる間は木を切ることができません。しかし、現状をみつめ直し準備を整えてから動き出してみてください。仕事はよりスムーズになり、あなた自身のスキルアップにもつながっていくはずです。