Excelで業務を自動化！ダッシュボードの作り方と更新をワンクリックにする方法

今回は、散らばったデータを1枚のシートに集約し、現状を一目で把握できるダッシュボードの作り方を解説します。

 

「先月の売上データのファイルはどこだっけ？」

「地域別の内訳はこのシート、担当者の成績はまた別のファイル…」 

必要な情報を探すために、いくつものExcelファイルを開いたり閉じたりして、画面がウィンドウで埋まっていませんか？

業務において「探す時間」と「集計する手間」は大きなロスです。

 

【ダッシュボードで可視化する】

ダッシュボードとは、複数の指標やグラフを1枚のシートにまとめて可視化したものです。

たとえデータが何万行あっても、ダッシュボードを見れば「今、順調なのか？」「どこに異常値があるのか？」がすぐに把握できます。

一度仕組みを作ってしまえば、あとはデータを追加して更新するだけ。

毎月の報告資料作成にかかる時間を劇的に短縮できます。

 

【実践】ダッシュボード作成の3ステップ

ダッシュボードを作るコツは「データ置き場」「集計」「表示」の役割を明確に分けることです。

まずは散らばったデータを同じ形式で1か所に集め、そこから集計・表示へ進みます。

 

①データを「テーブル」にする（下準備）

まず、元となるデータ範囲を選択し、Ctrl + Tを押して「テーブル」に変換します。

これが最も重要な下準備です。

通常の表ではなく「テーブル」にしておくことで、後からデータ行が増えても、Excelが自動的に範囲を拡張して認識します。

 

②ピボットテーブルで「集計」する

次に、ダッシュボードに載せたい数字を作ります。

ここで活躍するのが「ピボットテーブル」です。

「月別の売上推移」「商品カテゴリ別の割合」など、見たい項目ごとに別のピボットテーブルを作成します。

 

③ピボットグラフで「可視化」し、1枚に集める

各ピボットテーブルから「ピボットグラフ」を作成し、新しく用意した「ダッシュボード用シート」に切り取って貼り付けます。

グラフのサイズをきっちり揃えて配置するだけで、スッキリした見た目になります。

 

◎更新はボタンひとつ

翌月になり新しいデータが入ったら、ステップ1で作ったテーブルの最下行にデータを追加します。

あとは「データ」タブの「すべて更新」ボタンを押すだけで、集計結果もグラフも一瞬で最新の状態に書き換わります。

 

まずは「売上推移」と「ランキング」だけのシンプルなものからで構いません。

ファイルを探し回っていた時間を、数字を見て次の戦略を練る「考える時間」に変えていきましょう。