仕事の信頼は期日で決まる｜締切を明確に伝えるビジネス習慣

今回は、仕事の質と信頼を大きく左右する「期日を明確にする」という視点で考えたいと思います。

 

仕事には必ず期限があります。私たちの仕事は、書類作成や報告、提案など人とのつながりの中で進んでいきます。一人で完結することはほとんどありません。だからこそ、期日を明確にすることが、仕事を円滑に進めるうえで大切です。

 

曖昧な期限設定は相手に「まだかな」と不安を抱かせ、催促や確認の手間を発生させることにもつながります。

 

「今日中に仕上げます」

「今週中には提出できると思います」

 

前向きでやる気のある言葉のように思いますが、「今日中」という言葉は、午前中なのか夕方なのか、就業後の深夜なのか、受け取る側には全く分かりません。特に、相手からのフィードバックが必要な書類の場合、その確認時間まで配慮した期日設定をしなければ、相手のスケジュールを狂わせる原因にもなります。

 

「〇月〇日の△時までに提出します」

といったように、日時を明確にすることが大切です。日時を明確にすることで、相手は次のアクションの予定を立てやすくなります。これは、相手の時間を大切にしているということです。同時に、自分自身も「この時刻までに必ず終わらせる」という具体的な目標を持つことで、計画的に仕事を進めることができます。

 

相手に安心感を与える業務遂行を目指す。「今日中に」と曖昧に伝えるのではなく「〇月〇日の△時までに」と明確に伝えるだけで、相手の受ける印象は大きく変わります。

 

期限がある仕事では、その約束を守ることがとても大切です。そして、自分が期日を提示する場面ではできるだけ具体的に伝え、相手を尊重した信頼が積み上がる行動をしてください。人とのつながりがあるからこそ、仕事は楽しくおもしろく豊かなものになります。そして、その楽しさやおもしろさは信頼が積み上がることでさらに大きくなります。

 

しかし期日設定を明確に定めることは難しさもあります。予想以上に時間がかかり「間に合わないかもしれない」と焦る場面もでてくるからです。

 

なぜ間に合わないのか。それは、仕事に要する時間を正確に見積もることができていないからです。正確な見積もりを行うためには、自分の能力を客観的に把握することが重要です。

 

・この仕事にはどれくらいの時間がかかるのか（作業スピード）

・自分の知識や経験ならどれくらいのクオリティで仕上げられるのか

・どの工程で時間を使ってしまうのか

 

自分自身の特徴を知ることで、より現実的な期限を提示できるようになります。もし今の自分では質の高い成果が出せないと判断すれば、学びの必要性を自覚するきっかけにもなるでしょう。

 

期日を明確にすることは、相手のためでもあり自分のためでもあります。自分が立てた予定を淡々と、効率よく、そしてクオリティの高い仕事としてこなしていく。

 

自分の能力を見極めることは簡単ではありません。しかし自分と向き合いながら自分自身を分析し、よりよい人間関係の中で実りある素敵な仕事をしていきましょう。