信頼される人の仕事術｜相手の時間を大切にするコミュニケーションの基本

今回は、信頼の積み重ねにつながる「相手の時間を大切にする」という視点で考えてみたいと思います。

 

仕事は一人で完結するものではなく、人と人とのつながりの中で成り立っています。一見、個人で黙々と進めている仕事に見えても、その背景には必ず相手が存在し、自分の仕事は誰かの仕事へとつながっています。

 

だからこそ、相手の立場に立ち、相手の時間を尊重する意識をもって仕事をすることが大切です。自分に一日のスケジュールがあるように、相手にも大切にしているスケジュールがあります。

 

「相手の時間を大切にする」とはどういうことでしょうか。今回は意識したい3つのポイントについて考えてみます。

 

<明確な質問になっているか>

まず見直したいのが「質問の仕方」です。質問が長く、要点が分かりにくいと、相手は何を答えればいいのだろう、と考える時間が必要になります。迷わせる時間は、相手の時間を使っている状態です。

 

・箇条書きで要点をまとめる
・Yes or No で答えられる状態にする

 

このように、何を答えれば良いのか即座にわかる状態に整えることが大切です。この質問を整えるプロセスは、まずは自分で調べ、自分の意見を持つことから始まります。全てを相手に委ねるのではなく、自分なりの考えを添えて質問する姿勢は、相手の負担を減らし意思決定を早めます。

 

<相手を不安にさせていないか（待たせていないか）>

期日や時間が曖昧なままだと、相手はいつまで待てばいいのか、と不安な状態になり余計なストレスを与えてしまいます。

 

・「早めに」ではなく、「〇日の△時までに」と具体的に提示する

・時間がかかる場合は、中間報告を入れる

 

相手のスケジュールを考慮した明確な日時設定は、相手を安心させ余計な確認や待ち時間を減らすことにつながります。

 

<情報が不足したままになっていないか>

報告や依頼をする際に大切なのは、必要な情報を正確に伝えているかどうかです。必要な情報が欠けていると、確認の往復が発生します。

 

相手に聞かれてから答えるのではなく、次に相手がどのようなアクションを起こすのかを先回りして想像する。そして必要な情報を揃えて伝えることで、相手はスムーズに行動を起こすことができます。

 

相手が「これはどういう意味だろう」「確認したほうがいいだろうか」と考える時間を減らすことは、相手の時間を大切にすることの一つです。

 

相手の時間を大切にするとは、常に相手の立場に立ち、相手がどう感じるかを想像することです。これは特別なスキルではなく、日々の仕事の進め方を少し見直すだけで実践できます。自分の言いたいことを自分の視点で伝えるのではなく、その先にある相手に目を向けてみてください。

 

人と人とのつながりの中で「あなたと一緒に仕事がしたい」と思ってもらえる関係を築くためには、小さな信頼の積み重ねが欠かせません。その一つが相手への思いやりです。

 

相手を想い、自分も想ってもらえる関係。このような仕事の進め方は、素敵だと思いませんか。