業務効率化は「整理」が9割｜仕事が速くなる4つの整える習慣

今回は業務の効率化につながる「整える」という視点で考えたいと思います。

 

整理は仕事の土台です。業務改善や仕事の効率化というと、最新のツールや便利な機能、時短術に目が向きがちです。しかし、土台となる整理ができていないと、どんなツールも活かしきれません。

 

探さない、迷わない、抱え込まない状態を作り、次の仕事へ取りかかるまでのリードタイムを減らすことが大切です。身の回りが整っていると、心に余白が生まれ自然と周囲へ目を向けられるようになります。その結果、相手を思いやる行動や判断ができるようになるのではないでしょうか。

 

整えると一言で言っても、整理の対象はさまざまです。今回は4つの視点から整理したいと思います。

 

【デスクの整理（物理的な余裕を作る）】

デスクが散らかっていると、必要なものを探す時間が発生します。積み上がった書類や使っていない筆記用具など、視界に入る余計な情報は、集中力を削る原因の一つです。

作業環境を整えることで生まれる物理的な広さは、思考の広さにつながります。

 

【デスクトップの整理（データや書類の整理）】

・似たような名前のフォルダが並び、中身を開くまで正解がわからない

・とりあえず保存したファイルで画面が埋まっている

このような状態では、パソコンを開くたびに迷う時間が発生します。チリも積もれば大きな時間のロスです。また、知らず知らずのうちに、判断の負荷がかかっています。

 

整理されたデスクトップは、必要な情報へすぐにたどりつける環境です。これだけでも、作業のスピードや集中力は大きく変わります。

 

【タスクの整理（しないことを決める）】

タスクを可視化すれば、今やるべきことが見えると同時に、実はやらなくてもいいことが浮き彫りになります。何でも抱え込むのではなく、本当に必要なことに時間とエネルギーを使えるように整理しましょう。

 

【思考の整理】

環境や情報が整うと、深く考えるための余白が生まれます。目の前の作業に追われているときは、どうしても点の動きになりがちです。しかし、思考が整理されるとそれらが一本の線（プロセス）としてつながります。

 

ゴールまでの道筋がクリアに見えれば、次に何をすべきか迷う時間がなくなります。自らプロセスを構築できる状態へ。思考の整理は、仕事の質とスピードを変える力になるはずです。

 

そして、整理の先にある視点の変化に気付いてください。整理によって心と思考に余裕が生まれると、視線は他者へも向かうようになります。相手を想った一歩先の行動は、心の余裕があってこそ生まれるものです。

 

物理的な整理→思考の整理→心の整理→視点の変化（自分から他者へ、思いやりのある仕事へ）

 

このような良い循環が回り出すと、自分の仕事の効率が上がるだけでなく、チーム全体にも良い影響を与えます。まずはデスクのペン一本、デスクトップのファイル一つから。自分の身の回りを整えて、あなたも周囲も心地よく働ける土台を作っていきましょう。