クラウドサービスとは？仕組みとメリットを解説

今回は、場所や端末の制約をなくす 「クラウド型サービス」の仕組みを解説します。

 

「経理ソフトが入っているパソコンが1台しかない」

「出張先や自宅から社内のデータにアクセスできず、業務が進まない」

「システム担当者が休むと、誰もシステムトラブルに対応できない」

 

特定の端末に依存する業務体制は、生産性を大きく低下させ、業務継続性のリスクにもつながります。 

今回はインターネット上でログインして使うクラウド型サービスの仕組みをまとめました。

クラウドの仕組みを知れば、働く場所や端末の制限から解放されます。

 

なお、前回ご紹介した「SaaS」はクラウドサービスの一種です。

クラウドはインターネット経由で利用する仕組み全体を指し、その中に会計ソフトや人事システムなどのSaaSがあります。

 

つまり、

・クラウド＝利用する仕組み

・SaaS＝クラウド上で提供されるサービス

と考えると分かりやすいでしょう。

 

【特定のパソコンに縛られる原因】

システムを直接パソコンにインストールしている場合、業務範囲が特定の端末に縛られます。

 

従来のソフトは、パソコン本体に機能を組み込む仕組みでした。

例えば、経理ソフトを特定のパソコンに入れた場合、他の端末からは一切操作できません。

データもそのパソコン内に保存されるため、他の社員はアクセス不可になり、業務が属人化してしまい担当者の休暇や退職によって、確認や修正作業が止まってしまうケースもあります。 

 

【ネットにログインして使うクラウド型サービスとは】

クラウドサービスとは、インターネットに接続してシステムを利用する仕組みです。

機能やデータは手元のパソコンではなく、提供会社や自社管理のサーバー上に存在します。

 

Gmailやチャットツールを思い浮かべてみてください。

ブラウザを開いてIDとパスワードを入力するだけで、スマートフォンからでも、出張先のパソコンからでも、全く同じ画面を開くことができます。

インターネットに繋がる環境さえあれば、いつでも業務を再開できるのが、クラウド型サービスの最大の強みです。

 

【クラウド化がもたらす業務効率の向上】

クラウドサービスの導入は、バックオフィスの業務効率も高めます。

複数人で同時に同じデータへアクセスし、リアルタイムで作業を進められるからです。

 

・常に最新データを共有できる

USBメモリでの受け渡しや、メール添付での共有で起きがちな「どれが最新版か分からない」というトラブルがなくなります。

 

・タイムラグの解消

クラウド型のシステムなら全員が常に最新のデータを閲覧・編集できるため、ファイルの確認待ち時間が解消されます。

 

場所や端末の壁をなくすクラウド化が、部門全体の生産性を底上げします。

 

【場所の自由を手に入れて業務を効率化する】

クラウドを活用すれば、特定の端末に依存する不便な体制を大きく解消できます。

 

まずは社内で「特定のパソコンしか使えない業務」を洗い出してみてください。

・特定のパソコンでしかできない業務

・特定の担当者しか分からない業務

・USBやメール添付でデータを受け渡している業務 

など、該当するソフトをクラウド版へ移行できないか、提供元のWebサイトで確認してみましょう。

システムをインターネット上へ移行させ、どこでも働ける自由な業務環境を構築してください。